I den här manualen får du hjälp med att komma igång med Lundify Sign och en guidning genom processen – från att skapa och skicka dokument för läsning, godkännande eller signering, till att följa dokumentens status genom signeringsflödet.

Arbetsgången för att komma igång med att skapa och skicka dokument ser lite olika ut beroende på om du är företagare eller byrå (med eller utan tjänsten BL Byrå) samt om du är befintlig eller ny kund:

• Ny i Lundify?
  Börja med att registrera ett konto/användare och lägg upp ditt företag för att kunna använda Lundify Sign. Läs guiden för att komma igång här.
  
  

• Har du redan en användare i Lundify men behöver lägga till ett nytt företag?
  Är du företagare hittar du instruktionerna här.
  Är du byrå hittar du instruktionerna här.
  
  

• Har du både en användare och ett företag upplagt?
  Då kan du fortsätta läsa nedan.
  
  

Kom igång med Lundify Sign

När du har en användare och ett företag upplagt i Lundify (med ett valt samarbetspaket) ska du se till att Sign finns tillagt genom att gå till Inställningar-Användare och abonnemang. Välj fliken Abonnemang, leta upp Sign och klicka på Lägg till samt Spara om tjänsten inte redan är tillagd. Kontrollera sedan att Sign finns tillagd på den användare som ska använda tjänsten genom att gå in på fliken Användare och klicka på den personen. Aktivera Sign genom att klicka i checkrutan och sedan på knappen Spara. 

Kostnaden för Lundify Sign gäller per signerat dokument. Det är först när alla signerat dokumentet och mottagarna får det färdiga dokumentet som debitering sker. För att undvika onödiga kostnader är det därför viktigt att det är rätt dokument och mottagare innan du skickar det för signering. Debiteringen sker månadsvis i efterskott och finns med på din faktura från Bjorn Lunden.

Fullständig överblick över signeringsflödet

Gå till Sign i menyn till vänster och välj fliken Alla dokument för att se alla dokument (som hör till din användare). Du ser både dokument som ligger som utkast och dokument som har skickats för läsning, godkännande eller signering.

Här får du en överblick över signeringsflödet, dokumentens status och vilken typ av dokument det är. Du kan även filtrera på en specifik status genom att välja rätt flik (t ex utkast). Ett dokument kan ha följande status:

• Utkast – Dokumentet är påbörjat men inte skickat.
  
  
• Behandlas – Inväntar att någon ska signera eller liknande. Genom att klicka på de tre prickarna kan du välja att titta, duplicera (skapa en kopia) eller ta bort. 
  
  
• Signerat – Dokumentet är signerat. Genom att klicka på de tre prickarna kan du välja att titta eller duplicera (skapa en kopia). Det går inte att ta bort ett dokument som redan är signerat.
  
  
• Nekat – Dokumentet har avvisats. 
  
  
• Utgången – Dokumentet får denna status om det har satts en deadline för signering av dokumentet och den deadlinen löper ut utan att dokumentet har signerats av alla. 
  
  

Klicka här för att se en steg för steg-guide:

Arbetsgång för att skicka ett avtal/dokument för signering:

1. Klicka på Sign i menyn till vänster och sedan på knappen Skapa förfrågan.
   
   
2. Ladda upp dokumentet. Namnge dokumentet (under rubrik) och välj vilken typ av dokument (avtal, följesedel, faktura, offert, bokslut eller annat) som du ska skicka. Du kan också lägga till ytterligare bilagor. Om du behöver kan du nollställa filen (ta bort den) eller ladda ner dokumentet igen. Klicka sedan på Nästa steg.
   
   
   
   
3. Nu är det dags att lägga till en eller flera mottagare. Fyll i namn, e-postadress och vilken roll mottagaren ska ha. Därefter klickar du på knappen Lägg till. Under rubriken Mottagare kan du sedan redigera eller ta bort mottagaren genom att klicka på de tre prickarna. 
   
   
   
   Det finns tre olika roller, och signeringsmetoden styrs av vilken roll du väljer: 
   
   – Signera: Mottagaren måste signera med BankID. Signeringsmetoden är låst till svenskt BankID.
   
   – Godkänna: Mottagaren måste godkänna genom att klicka på Godkänn-knappen, men behöver inte signera något. Signeringsmetoden är låst till e-post.
   
   – Läst: Mottagaren måste läsa dokumentet. Så fort mottagaren öppnar dokumentet blir det markerat som läst. Signeringsmetoden är låst till e-post.
   
   Klickar du på knappen Lägg till mig lägger du till dig själv som mottagare (uppgifterna fylls i per automatik), du väljer därefter enbart vilken roll du ska ha och klickar på knappen Lägg till. Kom också ihåg att du under alla steg kan klicka på knappen Spara utkast, om du behöver avbryta och vill fortsätta igen senare (då sparas allt du har gjort hittills).
   
   Du kan även gå tillbaka genom att klicka på knappen Föregående steg. Är du klar klickar du på knappen Nästa steg.
   
   

   Kontakter: Genom att klicka på symbolen som ser ut som en bok får du upp dina kontakter. Varje mottagare som du skickar ett dokument till läggs automatiskt upp som en kontakt. I dagsläget går det inte att ta bort kontakter.  Signera sist/Signering i flera steg: I dagsläget är det inte möjligt att få signeringen att ske i flera steg (som en kedja), det vill säga att dokumentet signeras i en viss turordning. Du kan däremot ställa in att en eller flera mottagare ska signera sist efter att övriga mottagare har signerat. Det gör du genom att bocka i rutan Signera sist. Om du väljer dokumenttypen Avtal eller Bokslut behöver du också ange ett personnummer på mottagaren.

   
   

4. I sista steget kommer du till en sammanfattning där du bland annat ser vilket dokument och vilken/vilka mottagare du har valt samt mottagarnas roll och signeringsmetod. Här kan du också lägga till ett meddelande till mottagaren samt sätta en deadline hur länge länken till dokumentet kommer att vara aktiv. När deadlinen har gått ut kommer mottagaren inte längre åt att signera, godkänna eller läsa dokumentet. Det skickas dock ut påminnelser löpande om att det t ex ska signeras samt ett mejl om att deadline har passerats och att dokumentet inte längre går att signera. Är du klar klickar du sedan på Skapa förfrågan. 
   
   

5. Nu skickas ett mejl till mottagaren/mottagarna med en länk för att signera, godkänna eller läsa dokumentet samt ytterligare ett mejl med en kod som behövs för att komma åt dokumentet. När mottagaren har knappat in koden ges åtkomst till dokumentet. Mottagaren kan där skicka ett meddelande till den som har skickat dokumentet under fliken Meddelanden. Det går också att ladda ner dokumentet och eventuella bilagor. 
   
   

6. Slutligen klickar mottagaren på knappen Signera/Godkänn dokumentet eller Neka. Därefter skickas det ut ett mejl till avsändaren att mottagaren har signerat, godkänt eller avvisat.

Signering med vattenstämpel

När det gäller signering med vattenstämpel finns det ingen webbläsare som är godkänd för att visa det. Om du däremot laddar ner dokumentet och öppnar det i en pdf-läsare som är godkänd för den typen av signering (t.ex. Adobe Reader) kan du se vattenstämpeln. Det står då som ett meddelande högst upp i dokumentet: Signed and all signatures are valid. Det är den digitala vattenstämpeln som visar att det är bindande enligt eIDAS. Längst ner i dokumentet kan du också se fler detaljer kring signeringen som dokument-ID och SHA-nummer (SHA-512, som är ett ID-nr för signeringar). Även de eventuella bilagor som du har skickat med finns med i samma pdf.