Kom igång med E-faktura i Lundify
Kom igång med E-faktura i Lundify
Det krävs att du har rätt roll på företaget för att kunna aktivera tjänsten e-fakturering. Den informationen hämtas automatiskt via användarens personnummer. För en enskild firma ser matchningen lite annorlunda ut, då jämförs istället användarens personnummer mot företagets organisationsnummer i Lundify. E-fakturor kan endast skickas till företag inom offentlig och privat sektor, inte privatpersoner.
Här kan du se vilken roll som krävs för att kunna aktivera e-faktura för respektive företagsform:
- Aktiebolag – Styrelseledamot (ej suppleant)
- Handelsbolag – Handelsbolagsdelägare (ej suppleant)
- Enskild firma – Användaren i Lundify (via firmans organisationsnummer)
- Ekonomisk förening – Styrelseledamot (ej suppleant)
- Ideell förening – Styrelseledamot (ej suppleant)
Momsbefriade verksamheter Tjänsten går att använda för en avsändare med momsfri verksamhet, det behöver då vara inställt som momsfri verksamhet på det egna företaget. Likväl är det också möjligt att skicka e-fakturor till mottagare utan momsregistreringsnummer (VAT-nummer), om du gör fakturan momsfri. |
Aktivering av E-faktura
1. För att aktivera e-fakturering går du till Inställningar – Användare och abonnemang.
2. Välj fliken Abonnemang, lägg till e-faktura i ditt abonnemang och tryck på Spara. För att göra detta krävs det att du är administratör i företaget.
3. Därefter går du till Inställningar – Användare och abonnemang. Välj den användare som ska använda E-fakturering.
4. Vid rutan Abonnemang bockar du i E-faktura och klickar sedan på Spara.
5. Aktivera därefter tjänsten via Inställningar – E-faktura.
- Fyll i ditt Peppol-ID eller GLN-nummer i rutan för Peppol-ID/GLN (den ska fyllas i oavsett om du ska skicka eller ta emot e-fakturor).
Välj Aktivera om ni ska skicka e-faktura.
- Ska ni även ta emot e-fakturor kryssar ni i rutan Jag vill även kunna ta emot e-fakturor och väljer sedan Aktivera.
6. När tjänsten är aktiverad behöver du också göra inställningar på varje kund som du ska skicka e-fakturor till. Läs mer om dessa inställningar under rubriken nedan.
Inställningar på de kunder som du ska skicka e-fakturor till
På varje kund som du ska skicka en e-faktura till behöver du göra vissa inställningar. Inställningarna gör du genom att gå in på Fakturering – Kunder och välj den kund som det gäller. Detta behöver du bara göra en gång per kund (om det inte sker några förändringar hos kunden).
Du ska fylla i följande på kunden:
- Landskod - Fyll i en landskod i detta fält.
- Peppol-ID/GLN - Se till att det finns ett Peppol-ID eller ett GLN-nummer ifyllt i detta fält.
Viktigt! För att kunna aktivera e-fakturering krävs det att du har rätt roll i företaget du jobbar i. Läs mer om det här. Om ingen av användarna i appen har rätt roll i företaget för att göra aktiveringen av tjänsten behöver du lägga till en användare som kan göra det - för att tjänsten e-fakturering ska fungera. Därefter lägger till du e-fakturering på abonnemanget samt lägger till det på de användare som ska använda e-fakturering (enligt steg-för-steg guiden ovan). Du kan ta bort den användaren om den inte ska använda Lundify något mer efter det. |
E-fakturering utanför Sverige
Det går också att skicka e-fakturor från Sverige till internationella mottagare, men det måste finnas en landskod angiven på kunden. Det krävs också att fältet för Peppol-ID/GLN är korrekt ifyllt. Vilket innebär att det är samma inställningar som krävs som för att skicka e-fakturor inom Sverige. Du kan läsa mer om de inställningarna här
Skapa e-fakturan
När du ska skapa en e-faktura är det samma arbetsgång som för en vanlig faktura, men du väljer leveransmetod Skicka som e-faktura. Läs mer om hur du skapar en e-faktura här.
När e-fakturan är skapad och klar skickar du den genom att längst ned välja leveransmetoden Skicka som e-faktura följt av Skicka faktura.
När användaren skickar en e-faktura för första gången kommer det upp en ruta för aktivering där man också får välja om man ska vara mottagare av e-fakturor. Väljer man här att även vara mottagare så kommer alla fakturor in i ekonomisystemet (i menyvalet Dokument) färdiga för registrering på ett smidigt sätt.
Bilagor för e-fakturor Bilagor levereras till mottagaren och visas tillsammans med fakturan när den tas emot i Lundify. |
GLN-nummer och Peppol-ID
Om kunden som ska ta emot fakturan är ansluten i Peppol med ett GLN-nummer så ska man ange GLN-numret i fältet för Peppol. Till skillnad från Peppol-ID:t, som skrivs 0007:org.nummer ska man skriva 0088: följt av sitt GLN-nummer.
Alltså:
GLN-nummer: 0088:GLN-nummer
Peppol-ID: 0007:Organisationsnummer
Priset per utgående och inkommande e-faktura är 3,50 kronor och debiteras månadsvis i efterskott. |
Vi rekommenderar att e-fakturering bara används i ett av våra program. Så har du e-fakturering aktiverat i BL Administration bör du avaktivera detta innan du aktiverar det här i Lundify. |