Kom igång snabbt med import av företag från BL Administration
Det finns en enkel funktion i Lundify Workflow för att importera klientuppgifter från upplagda företag i BL Administration. Denna manual är till för dig som redan kört BL Administration och har flera företag där.
Arbetsgång
Det krävs bara några knapptryck i Lundify Workflow för att få in alla företag:
- Gå till fliken Klienter och klicka på knappen Jämför mot Företag i molnet.
- Markera företagen som du vill importera till Lundify Workflow och klicka på Lägg till.
Nu är alla klienter i klientlistan och med några knapptryck till kan du få behållning av Lundify Workflow direkt!
Om ni är flera medarbetare kan du under Byråinställningar och fliken Masshantering koppla rätt klientansvarig till rätt klient.
Klicka på fliken Aviseringar och se en översikt över vad som hänt i företag (klienter), och vad som behöver åtgärdas.
Här kommer mer om det i detalj:
Jämför mot företag i molnet
Om du har BL Byrå går det att jämföra klientlistan i Lundify Workflow mot de företag som redan finns i BL Administration i Företag i molnet.
För att jämföra klienter klickar du på Jämför mot Företag i molnet.
Det kan ta en stund då Lundify Workflow kommer gå in i alla molndatabaser som hör till byråns kundnummer för att matcha organisationsnummer.
Det finns tre flikar:
● Importera företag till Lundify Workflow
Här visas företag som finns i listan Företag i molnet och som inte finns i Lundify Workflow (baserat på organisationsnummer). Bockar man i bredvid företagsnamnet och klickar på "Lägg till", kommer företaget att läggas upp i Lundify Workflow.
● Exportera företag till molnet
Här visas företag som finns i Lundify Workflow (ej privatpersoner − enl. grunduppgifter) och som inte hittas bland molndatabaser kopplat till ditt kundnummer (baserat på organisationsnummer).
Klicka på knappen "Lägg till", fyll i kompletterande uppgifter och företaget ska sedan synas i listan Företag i molnet i BL Administration.
När nya funktionen släpps för att välja samarbetspaket på företag behövs också företagsnyckel i Lundify Workflow för att kunna visa valda samarbetspaket m m.
Masshantering för att sätta klientansvarig
Är ni flera medarbetare är det bra att lägga till Klientansvarig på klienter.
Detta underlättar t ex att man kan välja att bara se ”sina” klienter i listor. Funktionen Masshantering förenklar att göra det på flera klienter samtidigt. För att komma åt funktionen Masshantering krävs att man är Byråadministratör.
• Klicka på Byråinställningar som finns uppe till höger i Lundify Workflow.
• Klicka på fliken Masshantering.
• På fliken Ändra väljer du ⇢ ändra Klientansvarig.
• Välj den person som ska bli klientansvarig.
• Klicka på Visa Urval
Listan med klienter går att filtrera på olika variabler så att man enkelt får lämpligt urval.
• Markera klienterna som man ska lägga / ändra klientansvarig på.
Nere till vänster visas hur många klienter / tjänster ändringen kommer påverka.
• Klickar på Utför ändringarna.
Det går att sätta urvalet på kolumnen Klientansvarig till ”Saknar klientansvarig” om man bara vill bläddra bland klienter som inte har någon klientansvarig än.
Aviseringar
Under fliken Aviseringar m.m. går det att få en direkt översikt över händelser i dina företag. Här kan du bl a se antal ohanterade dokument, automatregistrerade leverantörsfakturor och aktuellt skattekontosaldo för din klient. Du väljer vilka kolumner som ska synas i tabellen. Detta ställs in uppe till höger i kolumnväljaren.
Följande information från företag kan ses i Aviseringar:
• Ohanterade dokument: Antal dokument som ligger för godkännande / registrering i BL Administration (under modulen Leverantörsreskontra och knappen Registrera fakturor).
• Obetalda Leverantörsfakturor: Hur många obetalda leverantörsfakturor som finns i Leverantörsreskontra.
• Betalningar som kräver åtgärd: Använder ni koppling till bank i Lundify kommer felmeddelanden in till molndatabasen och då går det här i Lundify Workflow se om något gått fel. För att se hela felmeddelandet från banken behöver man gå till Lundify.
• Automatregistrerade leverantörsfakturor: Om man använder tilläggstjänsten E-postportal eller fliken Dokument i Lundify (Lundify) för att ta in underlag, och har tolkning aktiverat för din klient går det att ställa in så leverantörsfakturor blir automatiskt bokförda. I inställningarna för Tolkning kan man välja att det ska gälla alla leverantörsfakturor, eller bara från valda leverantörer. För att få veta att det skett finns i Lundify Workflow en kolumn för att visa hur många leverantörsfakturor som automatregistrerats under en period. Förvald period är 1 vecka bakåt men går att ändra för att se under längre eller kortare period. Ändringen görs i datumväljaren och klicka sedan på uppdatera-knappen ⟳.
• Automatregistrerade kvitton: Samma översikt som för automatregistrerade leverantörsfakturor.
• Inkommande / Utgående e-faktura.
• Skattekontosaldo: Här kan man se aktuellt Skattekontosaldo för din klient. Skattekontosaldo uppdateras nattetid med en hämtning från Skatteverket.
Hämtning av saldo aktiveras i Lundify under Ekonomiöversikt eller Bank & betalning. För att det ska fungera måste klienten ge Bjorn Lunden läsrättigheter till Skattekontot. >> Läs mer om hur man ger läsrättigheter av Skattekontosaldo till Bjorn Lunden här .
Informationen i kolumnen Skattekontosaldo kan vara olika beroende på status:
− Kom igång: Funktionen för att hämta skattekontosaldo är inte aktiverad på denna klient. Tryck på Kom igång.
− Aviseras ej: Hämtning till Lundify är aktiverad men en inställning i Lundify Workflow gör att du inte kan se det. I Klientkortet i Lundify Workflow och fliken Inställningar går det ändra aviseringsinställningar för Skattekontosaldot.
− Saldo visas: Om ett saldo visas här (även 0 kr) fungerar kopplingen till Skattekontosaldot. Vid minus-saldo visas beloppet i rött.
− Tekniskt fel: Klient är / har varit aktiverad för hämtning av Skattekontosaldo men går inte att hämta saldo från Skatteverket. Klicka på texten 'Tekniskt fel' för att kontrollera läsbehörighet på Skatteverket.