Leverantör
Här ser du alla dina leverantörsfakturor i en listvy. Du kan bland annat se fakturans status, exempelvis Att godkänna, Obetald, Förfallen, Skickad för betalning eller Betald.
Om du har påbörjat registreringen av en leverantörsfaktura utan att slutföra den får den status Preliminär. Du kan då öppna fakturan igen och fortsätta arbetet vid ett senare tillfälle.
Automatisera leverantörsfakturaflödet
Sök efter fakturor
Använd sökfältet för att hitta fakturor.
Du kan exempelvis söka på:
- Fakturanummer
- Löpnummer
- Leverantör
Förhandsgranska underlag
Om ett underlag finns kopplat till fakturan visas en miniatyrbild i listan.
Håll muspekaren över miniatyrbilden för att förhandsgranska underlaget utan att öppna fakturan.
Hantera en faktura
Klicka på de tre prickarna längst ut till höger på fakturaraden för att visa de åtgärder som är tillgängliga för fakturan.
Beroende på fakturans status kan du exempelvis:
Redigera leverantörsfaktura
Öppnar leverantörsfakturan så att du kan ändra uppgifter på den. Vilka uppgifter som kan redigeras beror på fakturans status. Om fakturan har status Preliminär kan samtliga uppgifter ändras. Har fakturan redan registrerats kan exempelvis fakturadatum och belopp inte ändras. Om sådana uppgifter behöver korrigeras behöver fakturan istället krediteras.Registrera betalning
Används för att registrera en betalning på fakturan. Ange betalt belopp, betalningsdatum och vilket konto betalningen gjorts från.Kreditera leverantörsfaktura
Skapar en kreditfaktura som kvittar den ursprungliga leverantörsfakturan. Kreditfakturan kopplas till originalfakturan och används när en registrerad faktura behöver korrigeras eller makuleras.
Vilka alternativ som visas i menyn kan variera beroende på fakturans status.
Visa och ladda ner underlag
Klicka på fakturan för att öppna den och visa det kopplade underlaget.
När underlaget visas kan du hålla muspekaren över dokumentet för att få fram verktygsfältet. Där kan du bland annat ladda ner underlaget genom att klicka på knappen Ladda ner.
Lägga upp leverantörer
OBS! För att lägga upp leverantörer och registrera leverantörsfakturor i Lundify krävs det att du har modulen Bokföring. |
Under fliken Leverantörer ser du alla registrerade leverantörer. För att lägga upp en ny leverantör klickar du på Ny leverantör och följer instruktionerna.
Fyll i så mycket information som möjligt på leverantörskortet. Då finns uppgifterna redan registrerade när du senare registrerar leverantörsfakturor från leverantören.
Aktivera autogiro
För att aktivera autogiro på en leverantör slår du på reglaget så att det visas i orange.
För att stänga av autogiro klickar du på reglaget igen så att det visas i grått.
När autogiro är aktiverat kan fakturor från leverantören inte skickas för betalning via Bank och betalning. Detta minskar risken för dubbelbetalningar.
Utlandsbetalningar
Ska du göra utlandsbetalningar till leverantören behöver vissa uppgifter vara ifyllda på leverantörskortet.
Läs mer i guiden Utlandsbetalningar.
Kontoinsättningar till leverantör
Om du ska göra en kontoinsättning direkt till leverantörens bankkonto (inte via bankgiro) anger du leverantörens IBAN eller BBAN i fältet IBAN/BBAN.
Ett BBAN består av clearingnummer, eventuella utfyllnadsnollor och kontonummer. Numret ska totalt innehålla 16 tecken.
Exempel:
Clearingnummer: 81299
Kontonummer: 123456789
BBAN blir då: 8129900123456789
Du fyller i uppgifterna under Leverantör → Leverantörer → Välj leverantör → IBAN/BBAN.
Registrera leverantörsfaktura
För att manuellt registrera en leverantörsfaktura klickar du på Ny leverantörsfaktura.
Då öppnas leverantörsfakturaregistreringen där du fyller i fakturans uppgifter, exempelvis leverantör, fakturanummer, OCR, faktura- och förfallodatum, belopp och valuta.
Du kan också skriva en kommentar till fakturan samt välja vem som ska godkänna fakturan om attestflöde används.
Koppla dokument
Du kan koppla ett dokument till leverantörsfakturan på två sätt:
- Ladda upp ett dokument direkt i verifikationsregistreringen.
- Välja ett dokument från Uppladdade dokument.
Dokument kan exempelvis komma från:
- E-postportalen
- Fotade underlag
- Dokument → Ladda upp dokument
Funktionen kräver att ditt paket innehåller både Bokföring och Attest.
Registrera och bokför
När uppgifterna är ifyllda klickar du på Registrera och bokför.
Du skickas då vidare till verifikationsregistreringen där du bokför leverantörsfakturan i önskad verifikationsserie.
Registrera och bokför senare
Om du istället väljer Registrera och bokför senare sparas fakturan med status Preliminär.
Du kan då öppna fakturan igen och fortsätta arbetet vid ett senare tillfälle.
Automatisera leverantörsfakturaflödet
Om du vill minska den manuella hanteringen av leverantörsfakturor kan du använda det automatiserade leverantörsfakturaflödet.
För att funktionen ska fungera behöver leverantörsfakturorna komma in digitalt till systemet, exempelvis via e-postportalen.
E-postportalen
När du aktiverar e-postportalen får du en unik e-postadress dit leverantörsfakturor kan skickas.
Du kan:
- Låta leverantörer skicka fakturorna direkt till adressen.
- Vidarebefordra fakturor som du själv tar emot via e-post.
Pappersfakturor kan skannas och skickas som PDF till e-postportalen.
Tolkning
Med tjänsten Tolkning hanteras inkommande fakturor automatiskt. Tolkningsroboten läser av och registrerar uppgifter från fakturan, vilket minskar den manuella hanteringen.
Du behöver därefter endast kontrollera uppgifterna och korrigera eventuella avvikelser.