I den här guiden går vi igenom den nya tilläggsmodulen Resor & utlägg där du smidigt kan hantera kundernas utlägg, milersättningar, traktamenten och representation direkt i Lundify. Du kan koppla utläggsrapporterna till Lundify Bokföring eller exportera dem till BL Lön (i BL Administration) alternativt skapa en PAXml-fil för export till önskat lönesystem. 

Du kan välja om du vill registrera utlägg, traktamenten osv. på webben eller i mobilappen. 

• Kom igång med Resor & utlägg
• Skillnaden mellan rollerna Admin och Användare
• Så här registrerar du ett utlägg/kvitto
• Så här registrerar du milersättning
• Så här registrerar du traktamente
• Godkänna eller avvisa utlägg
• Filer
  
  

Kom igång med Resor & utlägg

Så här gör du för att lägga till modulen:

1. Gå till Inställningar – Användare och abonnemang. 
   
   
2. Välj fliken Abonnemang, leta upp Resor & utlägg under tilläggstjänster och klicka på Lägg till samt Spara.
   
   
   
   
3. Välj sedan hur du vill exportera utläggsrapporter från Resor & utlägg genom att bocka i det alternativ som passar. Du kan välja att koppla direkt till bokföringen i Lundify. Dessutom kan du välja att exportera till BL Lön i BL Administration alternativt exportera via en PAXml-fil till till ett annat bokföringssystem. Klicka sedan på knappen Fortsätt.
   
   
   
   
4. Kontrollera sedan att modulen även finns tillagd på den användare som ska använda tjänsten genom att gå in på fliken Användare och klicka på den personen. Aktivera Resor & utlägg genom att klicka i checkrutan och sedan på knappen Spara. 
   
   
   
5. Lägg därefter till Anställnings-ID på användaren genom att gå in på fliken Användare igen och klicka på den personen. Det behövs för att exporten av utläggsrapporter ska fungera. Använder du BL Lön i BL Administration följer det med automatiskt. När det är tillagt klickar du på knappen Spara.
   
   

Skillnaden mellan rollerna Admin och Användare

Den roll (Admin eller Användare) din användare har i Lundify styr vad du ser och kan göra i modulen Resor & utlägg. Du kan läsa mer om skillnaden mellan de olika rollerna nedan. 

Användare: Om din användare är en "vanlig" användare" i Lundify och inte Admin kommer du endast att ha tillgång till att registrera utlägg, traktamente och milersättningar. Du ser bara fliken Utlägg och det som du själv har registrerat (inte andra användares registreringar).

Admin: Är din användare en Admin i Lundify kommer du också att kunna godkänna och skapa PAXml-filer. Du ser då samtliga flikar, det vill säga Utlägg, Godkännande och Filer.

Så här registrerar du ett utlägg/kvitto:

1. Gå in på Resor & utlägg – fliken Utlägg.
   
   
2. Klicka på knappen Nytt utlägg.
   
   
   
   
3. Ladda upp kvittot. Det sker då en tolkning av kvittot där det föreslås en kategori. Datum, belopp samt valuta fylls också i per automatik. Du får själv ange en beskrivning. 
   
   
   
   Väljer du kategorin Representation får du fler kvittouppgifter att fylla i. 
   
   
4. När du är klar klickar du på Spara. Det sparas då som ett utkast. 
   
   
5. För att skicka in utlägget klickar du på de tre prickarna under fliken Utkast och väljer Skicka in utlägg. Under de tre prickarna kan du också redigera eller ta bort utlägget. Därefter får den som är admin gå in och godkänna utlägget. 
   
   

Så här registrerar du milersättning:

1. Gå in på Resor & utlägg – fliken Utlägg. 
   
   
2. Klicka på den lilla pilen intill knappen Nytt utlägg och välj Milersättning.
   
   
   
   
3. Fyll i informationen. Ange en beskrivning och välj en kategori. Du kan ange sträckan manuellt eller få det uträknat per automatik genom att fylla i en avreseplats och en destination.  
   
   
   
   
4. När du är klar klickar du på Spara. Det sparas då som ett utkast.
    
5. För att skicka in utlägget klickar du på de tre prickarna och väljer Skicka in utlägg. Under de tre prickarna kan du också redigera eller ta bort utlägget. Därefter får den som är admin gå in och godkänna utlägget. 
   
   

Så här registrerar du traktamente:

1. Gå in på Resor & utlägg – fliken Utlägg.
   
   
2. Klicka på den lilla pilen intill knappen Nytt utlägg och välj Traktamente.
   
   
   
   
3. Fyll i informationen. Ange en beskrivning och välj kategori (inrikes eller utrikes traktamente). Fyll i när resan började och när resan avslutades.  
   
   
   Väljer du kategorin Utrikes traktamente får du fler uppgifter att fylla i. Du anger då destination (ett land), när du har ankommit och avrest, när resan avslutades samt uppgifter om måltider och logi. 
   
   
4. När du är klar klickar du på Spara. Det sparas då som ett utkast.
   
   
5. För att skicka in utlägget klickar du på de tre prickarna och väljer Skicka in utlägg. Under de tre prickarna kan du också redigera eller ta bort utlägget. Därefter får den som är admin gå in och godkänna utlägget. 
   
   

Godkänna eller avvisa utlägg

Om din användare är Admin kan du också godkänna eller avvisa utläggen. Så här gör du för att godkänna ett utlägg:

1. Gå in på Resor & utlägg – fliken Godkännande – fliken Inväntar godkännande. 
   
   
2. Klicka på de tre prickarna och välj Godkänn eller Skicka tillbaka till användaren (vilket innebär att du avvisar). Väljer du att avvisa kan du också lägga till en kommentar om varför det har blivit avvisat. 
   
   
3. Godkänner du utlägget skapas en PAXml-fil som du kan importera i ditt löneprogram. 

Filer

Under fliken Filer kan du som Admin ladda ner den PAXml-fil som har skapats.