Semesterårsbyte i Lundify Payroll

Mycket i Payroll sker automatiskt, men det finns några saker som kan vara bra att se över.

Kontroller inför det nya semesteråret

Inför skiftet kan det vara bra att kontrollera att anställnings- och företagsinställningar är korrekta. Detta bör givetvis säkerställas löpande, men semesteråret slut kan vara ett tillfälle att göra en dubbelkoll. Beroende på just era särskilda förutsättningar behöver olika saker kontrolleras, här nämns några exempel.

Säkerställ att:

• Semesteravtalen är korrekt uppsatta (t ex. med semestertillägg och rörliga delar)
• Semesterrätt per anställd är korrekt
• Föräldraperiod finns registrerat på anställda som varit föräldralediga
• Uttagen frånvaro, både semester och övriga frånvarotyper, har registrerats korrekt

Följ upp företagets semester genom att ta ut en semesterskuldlista varje månad. Det är särskilt viktigt att kontrollera denna vid semesterårsskiftet när semesterårsavslutet ska hanteras i bokföringen. I Payroll bokförs semesterskulden innevarande månad.

Automatiskt semesterårsskifte

När det nya semesteråret startar överförs all intjänad semester under året till semester som kan tas ut. För att dagarna ska rullas över krävs ingen handpåläggning, det sker per automatik. Från den 1 april kommer dagarna som tjänats in under intjänandeåret 1 april till 31 mars att flyttas över till betalda dagar som är tillgängliga för medarbetarna att nyttja. Om frånvaro i mars inte är registrerad när det nya semesteråret startar är det ingen fara. Payap uppdaterar automatiskt semesterintjänandet i efterhand. Beräkningen per 1 april kan justeras vid behov.

Värdet på de nya betalda dagarna beräknas utifrån vilket semesteravtal de anställda har. Har de procentregeln beräknas värdet på den intjänade semester utifrån semestergrundande lön från intjänandeåret. Vid sammalöneregeln beräknas semesterlön och semestertillägg på den aktuella månadslönen.

Sparade dagar

Alla kvarvarande betalda dagar sparas per automatik i Payroll. Om någon har fler sparade dagar per år än vad som tillåts enligt lag, avtal eller företagets policy, eller sparade dagar som blivit för gamla dvs mer än 5 år, kan man enkelt reglera dessa under Kontroll – Reglera semestersaldon. De reglerade dagarna betalas ut på nästkommande lön.

Kom ihåg att det enligt semesterlagen är arbetsgivarens ansvar att lägga ut både betalda och sparade semesterdagar. Sätt upp interna rutiner för att säkerställa att detta görs på ett korrekt och rättssäkert sätt varje år.

OBS! Säkerställ att frånvaron för mars är registrerad i Payroll innan du reglerar sparade semesterdagar. Det är viktigt för att garantera att all semester för semesteråret är uttagen innan reglering sker.

Förskottsdagar

I Payroll registreras förskottsdagar med både start- och slutdatum för dagarnas period att nyttjas. Ska anställda ha nya semesterdagar, t ex. det andra året om full semester inte tjänas in, läggs dessa till under Saldo-fliken på medarbetaren under Anställda. Eftersom det alltid finns ett slutdatum för både nyttjande och skuldavskrivning behöver de befintliga förskottsdagarna aldrig hanteras eller regleras manuellt.

Förskottsdagar registreras i Payap under Anställda – Saldon – Semesterbalanser – Lägg till.

Fyll i antal dagar, Startdatum (när de ska börja gälla, alltså kunna nyttjas), Slutdatum (när de ska sluta gälla, alltså tas bort), Avskrivningsdatum (när skulden ska skrivas av). På vissa ställen finns ett sk trollspö som förenklar hanteringen genom att vanliga datum föreslås, tex anställningsdatum eller vid årets början. Ingående skuld ska bara användas vid en uppstart om medarbetaren tagit ut förskottsdagar i ett annat lönesystem och har en ingående skuld med sig från det systemet.

Reglera semestersaldon

Funktionen Reglera semestersaldon finns under Kontroll, och det är här semesterdagar kan regleras, dvs betalas ut.

Det finns möjlighet att filtrera fram anställda som har sparade dagar från och med ett visst år, ett visst antal sparade dagar totalt eller ett visst antal sparade dagar per år för att enkelt hitta de medarbetare som har semesterdagar som kan behöva regleras. Fyll i filtret om du vill eller du kan också kan låta bli att fylla i filter, då hämtas alla medarbetare med semesterdagar upp i en listan nedan.

Öppna informationen på den anställde du vill hantera genom att trycka på pilen i högerkanten. När detaljerna visas kan du enkelt justera antal semesterdagar och semestertillägg i rutorna Nytt värde. Lägg till det korrekta antalet semesterdagar (semestertillägg justeras då automatiskt). De reglerade dagarna som ska betalas ut lägger sig i en egen kolumn så att du har full kontroll på dem. Det dyker också upp en blå informationsruta på de anställda som har ändringar som ska regleras.

När du är klar med dina ändringar kan du klicka på Reglera.

När du väljer att Reglera dina ändringar får du upp en bekräftelse där du kan stämma av ändringarna du gjort samt fylla i vilket datum ändringarna ska göras på. Regleringen faller ut innevarande eller släpande månad beroende på om du har urvalsgränsen Datumstyrt eller Föregående månad på Avvikelser under Anställda – Inställningar – Lön – Urvalsgränser.

Om du ser i bekräftelsen att något behöver justeras kan du enkelt avbryta och fortsätta med dina ändringar tills du är klar och kan trycka på Regleraknappen igen. Är allt korrekt, trycker du på Bekräfta. Då flyttas de reglerade dagarna ut i händelser på datumet du valt.

När regleringen är klar är du färdig med semesterårsskiftet. Du kan se de reglerade dagarna på kommande månadslön och därmed är du färdig.