I den här guiden går vi igenom hur du stämmer av och matchar dina transaktioner. Dessutom vad du behöver göra först för att få en automatisk bokföring av betalningar. 

• Automatisk bokföring av transaktioner
• Stäm av mot din bank
• Matcha eller bokföra omatchade transaktioner
• Ta bort en omatchad transaktion

Automatisk bokföring av transaktioner

Här går vi igenom hur automatisk bokföring fungerar i Lundify.

Du hittar valet för Automatisk bokföring i Inställningar – Bank & Betalning

Både in- / utgående betalningar bokförs automatiskt¹ i Lundify. Om du hellre vill boka betalningar manuellt kan du ändra det under Inställningar - Bank & betalning för både in- eller utgående betalningar.

¹ Automatisk bokföring av inbetalningar kräver ett ISO-avtal mot Open Payments. Det är då viktigt att följa alla steg i våra guider för varje bank (välj den bank som det gäller nedan):

⇢ Swedbank och Sparbankerna
⇢ Handelsbanken
⇢ SEB
⇢ Nordea

Saknar du transaktioner kan det bero på att de ännu inte är inlästa. Har du t.ex. precis kopplat på Bank & betalning finns det inga transaktioner alls eftersom inläsningen sker vid en viss tidpunkt. Inläsning av kontotransaktioner från banken sker dagligen (vardagar), då hämtas transaktionerna fram till och med dagen innan. Dagens transaktioner ser du alltså nästkommande bankdag. Tider för inläsning av kontotransaktioner:

* Handelsbanken kl 13
* Swedbank och Sparbankerna kl 14
* SEB kl 15
* Nordea kl 16

Om du har valt Bokför alla betalningar automatiskt i Bank & betalning kommer leverantörsbetalningar och BG-inbetalningar att bokföras automatiskt, medan andra transaktioner ändå kan behöva bokföras manuellt.

Stäm av mot din bank

Avstämning mot bankkonto gör du direkt i Lundify under Bank & betalning och fliken Bankkonto. 

Du kan också klicka på Transaktioner att matcha för att matcha eller bokföra omatchade transaktioner.

Under fliken Bankkonto ser du Alla transaktioner, eller transaktioner som är Omatchade eller Matchade.



De transaktioner som är matchade har en ”tag” där du får detaljer om betalningen och verifikatet när du klickar på den. På bokförda transaktioner kan du se tillhörande verifikat. Om Automatisk redovisning är aktiverat bokförs betalningar som enskilda verifikat.

Du kan också koppla bort ett verifikat för att bokföra transaktionen på ett annat sätt. Klicka på krysset för att koppla bort verifikatet. Bortkopplade transaktioner hamnar under Transaktioner att matcha.

Transaktioner att matcha

Under Transaktioner att matcha finns de transaktioner som behöver matchas eller bokföras. Du kan matcha inbetalningar och övriga transaktioner mot kundfakturor eller verifikat. Genom att använda datumfälten kan du filtrera sökningen.

Till vänster i vyn har du Bankkonto med Inbetalningar och Övriga transaktioner. Till höger har du Föreslagna matchningar med Kundfakturor och Verifikat.

Så här gör du för att matcha transaktioner eller skapa en bokföringspost:

Klicka i boxen på den transaktion du vill matcha under Bankkonto (inbetalning eller övrig transaktion) och sedan i boxen på den transaktion du vill matcha den mot under Föreslagna matchningar (kundfakturor eller verifikat). Därefter klickar du på knappen Matcha rader.



I huvudsak matchas inbetalningarna mot kundfakturor. Övriga transaktioner som banköverföringar, löneutbetalningar, kortköp och annat behöver matchas/bokföras manuellt. Transaktionen matchar du manuellt mot ett verifikat om det redan finns ett befintligt sådant. Annars behöver du istället bokföra transaktionen manuellt (det krävs då att din användare har tjänsten bokföring) genom att använda knappen Skapa bokföringspost.

• Inbetalningar: Här visas kundinbetalningar som betalats via bankgiro och som klassats som inbetalningar men inte matchats automatiskt. Att en kundinbetalning inte matchats automatiskt kan bero på att OCR eller fakturanummer saknas eller är fel. Du kan matcha inbetalningen mot en eller flera kundfakturor till höger eller Skapa en bokföringspost. Om inbetalningar visar helt tomt så har alla inbetalningar redan matchats automatiskt.
  
  

  OBS! Informera betalaren om att alltid ange OCR eller fakturanummer i referens-/meddelandefältet.

• Övriga transaktioner: Här visas övriga transaktioner (som inte klassats som kundinbetalningar via bankgiro) som inte matchats automatiskt. Det kan vara banköverföringar, löneutbetalningar, kortköp och annat som behöver matchas mot verifikat eller bokföras manuellt.
  
  Om du ser leverantörsbetalningar här, så har betalningarna inte skickats från Bank & betalning – Betalningar i Lundify. Betalningar som skickas på banken saknar nödvändig "flagga" för automatisk bokföring.
  
  

  OBS! För att Skapa bokföringspost till en transaktion som inte matchats automatiskt behöver tilläggstjänsten Bokföring vara aktiverad på din Användare. Ställ in tjänsten Bokföring under Inställningar – Användare.

• Kundfakturor: Bocka i en eller flera kundfakturor till höger som ska matchas mot en eller flera markerade transaktioner. Klicka på Matcha rader.
  
  ⓘ Knappen Matcha rader är bara aktiv när beloppen matchar på bägge sidor.
  
  
• Verifikat: Bocka i ett verifikat till höger som ska matchas mot en/flera markerade transaktioner. (Multi-matchning mot flera verifikat är under utveckling.) Klicka på Matcha rader.
  
  

Ta bort en omatchad transaktion

Så här gör du för att ta bort en omatchad transaktion:

1. Gå in på Bank & betalning och fliken Bankkonto.
   
   
2. Klicka på pilen intill Transaktioner att matcha. 
   
   

   

3. Bocka i rutan för den transaktion som du vill ta bort. Klicka därefter på knappen Ta bort.
   
   

FAQ

1. Kan jag läsa in transaktioner via exempelvis en CSV-fil istället för att ha en bankkoppling?
   
   Svar: Nej du kan inte manuellt läsa in ett kontoutdrag (transaktioner). Har du en bankkoppling däremot hämtas kontoutdraget in automatiskt, det ligger då under fliken bankkonto.
   
   
2. Min bankkoppling verkar inte fungera längre. Jag ser inget saldo och inga betalningar kommer in. Varför?
   
   Svar: Det kan vara så att bankkopplingen behöver förnyas. Den behöver förnyas efter 180 dagar då PSD2-Consent är giltigt i 180 dagar. Har du missat meddelandet om förnyelse som innehåller en länk med en QR-kod som du ska scanna får du helt enkelt koppla av och sedan på bankkopplingen igen. 
   
   
3. Jag har kopplat på banken och ser ett saldo, men jag har inga transaktioner?
   
   Svar: Transaktionerna kommer in följande bankdag. Så har du precis kopplat på har de inte hunnit läsas in ännu. Du kan se att kopplingen är aktiv om ditt saldo visas.