När du klickar på en klient kommer du till ett klientkort som innehåller ett antal flikar. Här går vi igenom registreringen av en klient och vilken information som finns under respektive flik.

• Grunduppgifter
• Verksamhetsuppgifter
• Räkenskapsår
• Uppdrag
• Kontakter
• Dokument
• Noteringar
• Inställningar
• Abonnemang

Grunduppgifter

Under grunduppgifterna hittar du klientens basuppgifter såsom adress, telefon, e-post, firmatecknare m m. Här finns också information om vem som är ansvarig för just den klienten. Det är viktigt att du fyller i typ av företag om du ska använda dig av reglerna i uppdragsmallarna eftersom inlämningsdagar kan skilja sig åt beroende på företagstyp. 

Använd dig av knappen Hämta/Uppdatera för automatisk hämtning av grunduppgifter (Enskilda firmor måste vara registrerade med firmanamn hos Creditsafe för att det ska fungera).

Skapa samarbetspaket i Lundify - Här lägger du upp företaget i Lundify samt företagslistan i molnet. 

Aktivera Rådgivarverktyget - Här kan du aktivera Rådgivarverktyget för klienten. 

Du kan uppdatera dina företagsuppgifter i ditt företag direkt från Lundify Workflow. Har du kopplingen med en företagsnyckel i Lundify Workflow aktiveras knappen för Spara och uppdatera. Klickar du på den knappen uppdateras företagsuppgifterna både här i Lundify Workflow och i företaget i Lundify/BL Administration. 

Verksamhetsuppgifter

För dig som vill fylla i lite mer information om klienten finns en flik som heter Verksamhetsuppgifter. Här kan du ange bransch, beskrivning av verksamheten, om det finns något speciellt regelverk att ta hänsyn till, vilken bank och revisor som kunden anlitar m m. Även detta fylls i automatiskt om du använder dig av knappen Hämta på fliken grunduppgifter.

Räkenskapsår

För att kunna lägga upp tjänsterna på ett korrekt sätt är det viktigt att du har skapat klientens räkenskapsår. Här anger du nämligen de olika förutsättningarna som påverkar dina inlämningstider. Här kan du också ange några andra förutsättningar:

• Om inlämning av skattedeklaration ska ske som ett stort företag
• Om företaget har haft EU-handel (viktig vid ettårsmoms)
• Om momsdeklaration lämnas elektroniskt (styr inlämning vid ettårsmoms)
• Om den periodiska sammanställningen lämnas elektroniskt
• Om det finns byråanstånd
• Om inkomstdeklarationen lämnas elektroniskt

Bocka i de förutsättningar som gäller för respektive räkenskapsår. För att ändra ett år klickar du på året i listan. Gör dina ändringar och spara.

Läs mer om regler som styr deadline här

Uppdrag

Under denna flik hittar du din klients samtliga upplagda tjänster. I kolumnen Aktiviteter kan du klicka dig vidare till ett fönster som visar alla sparade och kommande aktiviteter på en viss tjänst.

För att redigera de tjänster som finns i uppdragslistan klickar du på texten för respektive Uppdrag eller Tjänst (t ex Momsdeklaration som vi använt i exemplet). Då öppnas en dialog där du kan redigera och lägga till uppgifter. Klicka på knappen Spara för att dina ändringar skall registreras.

Du kan enkelt lägga upp nya tjänster genom att använda knappen Lägg till tjänster som finns högst upp till vänster i uppdragsfliken.

I listan som nu visas har vi grupperat tjänsterna som kan läggas till under olika uppdrag. Listan är sorterad i bokstavsordning utifrån uppdrag.

Om du i uppdragsmallen har markerat att vissa tjänster kan importeras, då kan du klicka på knappen Importera från uppdragsmallar. Dessa tjänster är då redan förvalda. Du kan sedan enkelt ta bort eller lägga till tjänster genom att bocka i rutorna.

Det är enkelt att söka i listan. Söker du exempelvis på ordet moms får du upp alla tjänster som har ordet moms i tjänsten eller uppdraget.

Byrån bestämmer själv hur detaljerat man vill specificera sina uppdrag. För exempelvis moms har vi lagt upp tre olika tjänster i grundmallen. Det är Betalning, Momsunderlag samt Momsdeklaration. Vill du få en tydlig översikt över exakt vad som görs på varje kund när det gäller momsdeklarationen väljer du de tjänster som är aktuella för just denna klient.

Ange även föreslaget startdatum för tjänsterna. Ska moms göras från januari månad behöver man ange ett datum som är i den månaden, tex: 2025-01-01.

Kontakter

Här återfinns ett enklare kontaktregister med uppgift om kontaktperson, telefon, e-post samt ett kommentarsfält där du kan ange exempelvis vilken roll personen har i företaget.

Dokument

Under denna flik har du möjlighet att ladda upp filer som du vill spara på klientkortet. Det kan vara scannade avtal, uppdragsbrev eller övrig dokumentation. Om du vill systematisera med hjälp av olika mappar kan du använda funktionen Skapa. Du skriver då namnet på den nya mappen i den vita rutan och klickar sedan på Skapa. Observera att det inte går att redigera dokument direkt från Lundify Workflow dokumentfunktion. Om du behöver redigera ett dokument som är sparat i Lundify Workflow behöver du först ladda ner det till din dator (det sparas normalt sett ner till mappen Hämtade Filer) När du är klar med redigeringen laddar du åter upp dokumentet till Lundify Workflow.

Noteringar

Fliken Noteringar visar manuellt skapade uppgifter och noteringar som du eller andra handläggare har lagt till på klienten. Här kan du filtrera poster efter period, handläggare, status och om de är klara eller ej. Genom att klicka på "Skapa ny notering/Att göra-post" kan du lägga till en ny post, välja typ (t.ex. besök, e-post, övrigt), koppla till uppdrag och sätta deadline. Om du väljer att lägga upp en Att göra-post syns den både i fliken Att Göra och här i klientens Noteringar.

Inställningar

Företagsnyckel - Företagsnyckeln används för att hämta information från databasen i BL Administration till bland annat flikarna Aviseringar m m och Rådgivarverktyget. 

Samarbetsbyrå - Önskar du ge en annan BL Byrå tillgång till denna klient i BL Administration. Ange den byråns Redovisningsnyckel. Byrån hittar nyckeln i BL Administration under licensuppgifter 

Workflownyckel - För att Lundify Workflow ska kunna kommunicera med Bjorn Lundens övriga program behövs Lundify Workflownyckeln. Nyckeln används i BL Skatt, BL Bokslut samt BL Administration för att du därifrån ska kunna uppdatera status för upplagda aktiviteter.  

Inställningar för Aviseringar - Under fliken aviseringar får du en översikt över händelser i dina molndatabaser. Du kan bland annat se antal obetalda leverantörsfakturor samt din klients skattekontosaldo. Här styr du om klienten ska visas under fliken Aviseringar samt om skattekontosaldot ska visas och för vem. 

Det är endast byråadministratören och klientansvarig som kan göra inställningar under fliken Inställningar.

Längst ned hittar du genvägar till våra installerade program. Detta förutsätter att du har tjänster upplagda på klienten som är kopplade till dessa program. För att kunna öppna BL Administration med rätt klient härifrån krävs också att du är helhetslösningsanvändare med företaget publicerat i Företagslistan i molnet.

Abonnemang

Här kan samtliga användare i Workflow se vilket Lundify-paket och vilka tilläggstjänster som finns kopplade för att effektivisera samarbetet med kunden. Du kan även se vem som är administratör och användare i det företaget, samt nuvarande månadskostnad. Dessutom finns det en knapp där du snabbt kan kopiera adressen till e-postportalen (om du har den tjänsten aktiverad).

Lägga till en ny administratör

Du kan lägga till en ny användare som administratör i Lundify direkt från Workflow. För att kunna göra det behöver din användare vara antingen klientansvarig eller byråadministratör.

Det fungerar lite olika beroende på vilket abonnemang (paket) som är valt: 

• Årskunder: Endast byråanställda kan läggas till som administratör (dessa visas i en rullgardinslista).
  
  
• Övriga paket: Alla användare kan läggas till som administratör.

Så här gör du för att lägga till en ny administratör:

1. Gå in på fliken Abonnemang och klicka på knappen "Admin +". 
   
   
   
   
2. Fyll i namn, e-post och personnummer.
   
   
   
   
3. Klicka på Spara.
    

Byta betalande part

Under filken Abonnemang går det också att byta betalande part, det vill säga vem som ska faktureras för abonnemanget (Gäller inte Årskund och Mini). För att kunna göra det behöver du ha BL Byrå samt att din användare behöver vara antingen klientansvarig eller byråadministratör.



Ändrar du från att byrån faktureras för abonnemanget till att klienten ska faktureras är det obligatoriskt att ange en fakturareferens, en e-postadress (som fakturan ska skickas till) samt ett telefonnummer. Det finns också två obligatoriska kryssrutor där du behöver bekräfta att du har läst och accepterar avtalsvillkoren samt bekräfta att kunden har informerats om att fakturering kommer att ske direkt från Bjorn Lunden AB. 


 
Om du har bytt till att klienten ska betala och kommer på att du behöver ändra t.ex. fakturamailadressen eller om du är osäker på någon uppgift, då kan du mejla in till vår kundtjänst på e-postadressen info.se@bjornlunden.com så hjälper de dig.