Klientkortet samlar all information om en klient i Lundify Workflow. Här hanterar du bland annat grunduppgifter, räkenskapsår, tjänster, kontakter, dokument, noteringar och inställningar.

Informationen på klientkortet används av Lundify Workflow för att skapa aktiviteter, beräkna deadlines och visa rätt information i programmets olika delar.

• Grunduppgifter
• Verksamhetsuppgifter
• Räkenskapsår
• Uppdrag
• Kontakter
• Dokument
• Noteringar
• Inställningar
• Abonnemang

Grunduppgifter

Här registrerar du klientens grundläggande uppgifter, exempelvis:

• Organisationsnummer eller personnummer
• Företagsnamn
• Adress
• Telefon
• E-post
• Firmatecknare
• Klientansvarig

Du kan använda Hämta/Uppdatera-knappen för att automatiskt hämta uppgifter från Creditsafe.

Skapa samarbetspaket i Lundify - Här lägger du upp företaget i Lundify samt företagslistan i molnet. 

Om klienten har en företagsnyckel kan du använda Spara och uppdatera för att uppdatera uppgifterna både i Lundify Workflow och i Lundify/BL Administration.

Verksamhetsuppgifter

Här kan du registrera kompletterande information om klienten, exempelvis:

• Bransch
• Verksamhetsbeskrivning
• Bank
• Revisor
• Särskilda regelverk eller förutsättningar

Många av uppgifterna kan hämtas automatiskt via funktionen Hämta.

Räkenskapsår

Räkenskapsåret används för att beräkna deadlines och skapa aktiviteter med rätt förutsättningar.

Här kan du bland annat ange:

• Om skattedeklaration lämnas som stort företag
• Om företaget har EU-handel
• Om momsdeklaration lämnas elektroniskt
• Om periodisk sammanställning lämnas elektroniskt
• Om byråanstånd finns
• Om inkomstdeklarationen lämnas elektroniskt

För att ändra uppgifter för ett räkenskapsår öppnar du året i listan, gör dina ändringar och sparar.

Uppdrag

Här visas alla tjänster som är upplagda på klienten.

Du kan:

• Se befintliga tjänster
• Visa tidigare och kommande aktiviteter
• Redigera tjänster
• Lägga till nya tjänster
• Importera tjänster från uppdragsmallar

När du lägger upp en tjänst behöver du ange ett startdatum inom den period då tjänsten ska utföras. Workflow beräknar sedan deadline automatiskt utifrån vald regel och klientens uppgifter.

För att redigera de tjänster som finns i uppdragslistan klickar du på texten för respektive Uppdrag eller Tjänst. Då öppnas en dialog där du kan redigera och lägga till uppgifter. Klicka på knappen Spara för att dina ändringar skall registreras.

Lägga till tjänster

Klicka på Lägg till tjänster för att lägga upp nya tjänster på klienten.

Tjänsterna är grupperade efter uppdrag och kan enkelt sökas fram i listan. Du kan exempelvis söka på moms för att se alla tjänster som innehåller ordet i tjänstens namn eller uppdrag.

Om byrån använder uppdragsmallar kan du välja Importera från uppdragsmallar. De tjänster som är markerade för import blir då förvalda och kan vid behov läggas till eller tas bort innan de sparas.

Du väljer själv hur detaljerat klientens uppdrag ska delas upp. För momsarbete kan du exempelvis använda separata tjänster för:

• Momsunderlag
• Momsdeklaration
• Momsbetalning

Ange alltid ett startdatum som ligger inom den period då tjänsten ska utföras. Om momsarbetet ska börja för januari månad kan du exempelvis ange 2025-01-01 som startdatum.

Kontakter

Här registrerar du klientens kontaktpersoner. För varje kontakt kan du ange:

• Namn
• Telefonnummer
• E-postadress
• Kommentar eller roll i företaget

Dokument

Under Dokument kan du lagra filer som hör till klienten, exempelvis:

• Avtal
• Uppdragsbrev
• Intern dokumentation
• Övriga filer

Du kan skapa mappar för att organisera dokumenten. Dokument kan inte redigeras direkt i Lundify Workflow. Om du vill ändra ett dokument behöver du först ladda ner det, göra ändringarna och sedan ladda upp den nya versionen.

Noteringar

Här visas noteringar och att göra-poster som har skapats för klienten.

Du kan:

• Filtrera på period, handläggare och status
• Skapa nya noteringar
• Skapa att göra-poster
• Ange ansvarig handläggare och deadline

Att göra-poster visas både under Att göra och under Noteringar på klientkortet.

Inställningar

Här hanterar du klientens kopplingar och integrationer.

Företagsnyckel
Företagsnyckeln används för att koppla klienten till dess molndatabas och möjliggör funktioner som:

• Aviseringar
• Ohanterade dokument
• Obetalda leverantörsfakturor
• Skattekontosaldo

Samarbetsbyrå
Om en annan BL Byrå ska ha tillgång till klienten anger du byråns redovisningsnyckel.

Workflownyckel
Workflownyckeln används för kommunikationen mellan Lundify Workflow och:

• BL Administration
• BL Bokslut
• BL Skatt

Med hjälp av Workflownyckeln kan aktiviteter uppdateras direkt från dessa program.

Aviseringsinställningar
Här styr du:

• Om klienten ska visas under Aviseringar
• Om skattekontosaldo ska visas
• Vilka användare som ska se informationen

Endast klientansvarig och byråadministratör kan ändra dessa inställningar.

Längst ned hittar du genvägar till våra installerade program. Detta förutsätter att du har tjänster upplagda på klienten som är kopplade till dessa program. För att kunna öppna BL Administration med rätt klient härifrån krävs också att du har BL Byrå med företaget publicerat i Företagslistan i molnet.

Abonnemang

Här ser du klientens Lundify-abonnemang och tillhörande tjänster.

Du kan bland annat se:

• Aktivt paket
• Tilläggstjänster
• Administratörer
• Användare
• Månadskostnad

Om e-postportalen används finns även en knapp för att kopiera portalens adress.

Lägga till en ny administratör

Om du är klientansvarig eller byråadministratör kan du lägga till nya administratörer.

1. Gå till Abonnemang.
2. Klicka på Admin +.
3. Ange namn, e-postadress och personnummer.
4. Klicka på Spara.
   
   

Byta betalande part

För abonnemang där funktionen stöds kan du ändra vem som ska faktureras för abonnemanget.

Om faktureringen flyttas från byrån till klienten behöver du ange:

• Fakturareferens
• Fakturaadress eller e-postadress
• Telefonnummer

Du behöver även bekräfta att kunden har informerats om att faktureringen sker direkt från Bjorn Lunden AB.


Om du har bytt till att klienten ska betala och kommer på att du behöver ändra t.ex. fakturamailadressen eller om du är osäker på någon uppgift, då kan du mejla in till vår kundtjänst på e-postadressen info.se@bjornlunden.com så hjälper de dig.